آینده سازان رادین

در مرحله اول شرکت با توجه به نوع استاندارد مورد درخواست برای ممیزی داخلی ، تعدادی از ممیزان خود را برای تیم ممیزی داخلی تعیین می نماید. بسته به دامنه پیاده سازی ، حجم کار ، تعداد واحدها و فرآیندها و .... تعداد نفرات تیم ممیزی تعیین می شود . این افراد با استاندارد مورد ممیزی و همچنین اصول و قوانین ممیزی داخلی کامل آشنا می باشند

در این گام مشخص می کنیم که در چه ساعت ها و روزهای ماه ، چه واحدها و فرآیندهایی مورد ممیزی قرار بگیرد. با تهیه این برنامه مدیران و مخاطبان ممیزی می دانند که چه ساعت و روزی از ماه باید برای ممیزی داخلی آماده باشند

چک لیست ممیزی داخلی ابزاری است که امکان ممیزی درست و منطبق بر استانداردها و الزامات بالادستی و داخلی سازمان را برای تیم ممیزی فراهم می کند. البته چک لیست ممیزی در استاندارد های ایزو الزام نیست، اما معمولاً پیشنهاد می شود برای اجرای بهتر ممیزی داخلی و پوشش همه جانبه سوالات از چک لیست استفاده شود تا مبادا فرد ممیز سوال یا موردی را فراموش کند.

برنامه ممیزی که شامل ساعت دقیق انجام ممیزی است از طریق نامه یا به هر صورت دیگر به واحدها ارسال می شوند تا واحدها زمان دقیق ممیزی خودشان را بدانند.

در این جلسه تیم ممیزی با یکدیگر هماهنگی مجدد انجام داده و مسئولیت ها مجدد بررسی می شود. سرممیز یا مدیر تیم برنامه افراد را هماهنگ می کند و این می شود شروعی برای اجرای ممیزی داخلی.

جلسه افتتاحیه با حضور مدیران ارشد وممیزین برگزار می شود و قوانین ممیزی داخلی و اعضا در این جلسه معرفی می شوند. در جلسه افتتاحیه به برنامه ممیزی هم مجدد اشاره می شود.

مطابق برنامه ممیزی و چک لیست هایی که تهیه شده اند، تیم ممیزی شروع به اجرای ممیزی می کند و واحدها و فرآیندها را با دقت مورد بررسی قرار می دهند. رفتار ممیزین شرکت کاملاً حرفه ای بوده و همچنین سوالات را با دقت فراوان می پرسند و مشاهدات خودشان را دقیق ثبت می کنند.

ممیزین در حین ممیزی باید تمام عدم انطباق ها و مغایرت هایی را که مشاهده می کنند را ثبت کرده تا بتوانند در انتها گزارش صحیح بنویسند. در این ثبت باید موضوع عدم انطباق، سند هایی که مشاهده کرده اند و تاریخ آن ها و مغایرت آنها با بند استاندارد را ثبت کنند. مثلاً سوابق اقدام اصلاحی مربوط به عدم انطباق شماره 53 مطابق بند 8 استاندارد کامل ثبت نشده بود.

پس از اتمام ممیزی داخلی، تیم ممیزی جلسه ای برای مدیران ارشد برگزار کرده و گزارش ممیزی داخلی را ارایه می دهند. سپس در جلسه اختتامیه به نتایج ممیزی اشاره می شود و مشکلات و عدم انطباق های مشاهده شده به واحدها و مدیران مربوطه اعلام می شود.